Achtung: Seit März 2026 ist das Urkundenüberprüfungsverfahren an der Botschaft New Delhi digitalisiert. Es werden seitdem nur noch per E-Mail oder im Behördenpostfach eingehende Ersuchen bearbeitet; postalische Ersuchen werden nicht mehr akzeptiert. Eine Übersendung der Original-Urkunden entfällt damit. Umfassende Informationen zum neuen Verfahren finden Sie unten.

Hintergrund

Indien ist zwar dem sogenannten Haager Apostille-Übereinkommen vom 05.10.1961 beigetreten, doch hat die Bundesrepublik Deutschland Einspruch gegen den Beitritt Indiens eingelegt, so dass dieses Überein- kommen zwischen Deutschland und Indien nicht anwendbar ist. Die deutschen Auslandsvertretungen in Indien haben zudem feststellen müssen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation öffentlicher indischer Urkunden nicht gegeben sind, da sich ein hoher Prozentsatz der Dokumente regelmäßig als formal oder inhaltlich unrichtig erweist. Daher wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amts im Jahr 2000 eingestellt. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer wurden entsprechend unterrichtet.

Anstatt dessen wird in Amts- bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte überprüft, ob eine indische Urkunde formal echt und inhaltlich richtig ist. Die gutachterliche Bewertung soll den inländischen Behörden als Entscheidungshilfe dienen. Aufgrund der Vielzahl der Urkundenüberprüfungen und der Gegebenheiten vor Ort können die Überprüfungen nur durch die kostenpflichtige Beauftragung von Vertrauensanwälten oder professionellen Dienstleistern durchgeführt werden. Deren jeweiliges Ermittlungsergebnis wird von der Botschaft in einer Stellungnahme bewertet und der ersuchenden Behörde übermittelt. Eine Urkundenüberprüfung kann nicht von Privatpersonen veranlasst werden.

Um die spätere Verwendung der überprüften indischen Urkunden im deutschen Rechtsverkehr zu erleichtern und unnötige weitere Prüfungen zu vermeiden, werden auf den überprüften Urkunden regelmäßig auf der Rückseite entsprechende Hinweise auf die erfolgte Urkundenüberprüfung angebracht. Diese Sticker sagen lediglich aus, dass eine Urkundenüberprüfung stattgefunden hat; nicht aber, dass die betreffende Urkunde für formal echt und inhaltlich richtig befunden wurde. Die Stellungnahme zu der betreffenden Urkunde kann bei der auf dem Sticker genannten Behörde im Wege der Amtshilfe angefragt werden.

Zuständigkeit

Sofern die zu überprüfenden Urkunden die Zuständigkeitsbereiche mehrerer deutscher Auslandsvertretungen (z.B. Botschaft New Delhi und Generalkonsulat Mumbai) in Indien berühren, kann das Ersuchen mitsamt aller Urkunden an jede der betroffenen Auslandsvertretungen gerichtet werden.

Folgende Bundesstaaten und Unionsterritorien gehören zum Amtsbezirk der Botschaft New Delhi:

Haryana, Himachal Pradesh, Punjab, Rajasthan, Sikkim, Uttar Pradesh, Uttarakhand, Chandigarh, Delhi, Jammu und Kaschmir, Ladakh, Andamanen und Nikobaren, Lakkadiven, Minikoi und Amindiven.

Verfahren und Dauer

• Die ersuchende Behörde nimmt die erforderlichen Unterlagen und ggf. eine Sicherheitsleistung in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Urkundenüberprüfung von den Urkundeninhabern an.

• Die ersuchende Behörde übersendet die Unterlagen per Mail oder an das Behördenpostfach, siehe Hinweise unten.

• Die Botschaft fordert im Falle unvollständiger Ersuchen die fehlenden Unterlagen per Mail/Behördenpostfach bei der ersuchenden Behörde nach. Korrespondenz erfolgt nur mit der ersuchenden Behörde, nicht mit den Urkundeninhabern.

• Sobald die Unterlagen vollständig sind, gibt die Botschaft die Urkundenüberprüfung in Auftrag.

• Nach Eingang des Ermittlungsberichts fertigt die Botschaft eine Stellungnahme, welche gemeinsam mit einem Festsetzungsbescheid über die entstandenen Kosten und Stickern, die einen Hinweis auf die erfolgte Urkundenüberprüfung beinhalten, an die ersuchende Behörde per Post geschickt wird.

• Die ersuchende Behörde bringt die Sticker auf den Originalen der überprüften Urkunden (ohne Siegel!) an, händigt diese an die Urkundeninhaber aus und überweist die entstandenen Auslagen gemäß Festsetzungsbescheid an die Bundeskasse.

• Bearbeitungszeit: ca. 8 Wochen

Kosten

Die Pauschalkosten (unabhängig von der Anzahl der zu überprüfenden Urkunden, auch von mehreren Familienmitgliedern) sind wie folgt:

• Urkunden aus Haryana, Himachal Pradesh, Punjab, Rajasthan, Sikkim, Uttar Pradesh, Uttarakhand sowie Chandigarh und Delhi: 400 EUR
• Urkunden aus Jammu & Kashmir, Ladakh sowie von den Andamanen und Nikobaren, Lakkadiven, Minikoi und Amindiven: 500 EUR

In Einzelfällen können die Kosten höher liegen; die ersuchende Behörde wird in einem solchen Fall vor Beginn der Überprüfung informiert.

Hinweise zur digitalen Einreichung

Es müssen nicht zwingend Originale oder beglaubigte Kopien bei der ersuchenden Stelle vorgelegt werden; einfache Kopien sind ausreichend.

• Wichtig ist, dass die ersuchende Stelle gut lesbare, farbige Scans der Unterlagen an die Botschaft übersendet.

• Hindi-, Punjabi- oder Urdu-sprachige Urkunden müssen ins Englische übersetzt werden. Eine Übersetzung englischsprachiger Urkunden oder die Vorlage deutscher Übersetzungen sind nicht erforderlich. Einfache Übersetzungen genügen; vereidigte Übersetzungen sind nicht erforderlich.

• Anhänge werden ausschließlich im pdf-Format akzeptiert.
• Zwei Anhänge sind erforderlich:

1. Überprüfungsersuchen (Muster siehe Anlage 1)
2. Zu prüfende Unterlagen (siehe unten im Merkblatt)

• Ersuchen bitte ausschließlich per E-Mail an rk-sekretariat@newd.auswaertiges-amt.de oder an das Behördenpostfach des RK-Referats der Botschaft mit dem Anzeigenamen ‚AA-NEWD-RK‘
• Pro E-Mail sollte die Grenze von 15 MB nicht überschritten werden.

Erforderliche Unterlagen

A. Überprüfung von Identität und ggf. Personenstand

• Geburtsurkunde
• Bei Geburtsurkunden ohne Namen sollten die Urkundeninhaber die Ergänzung des Namens bei der ausstellenden indischen Behörde beantragen und die anschließend ausgestellte Geburtsurkunde vorlegen.
• Falls keine Geburtsurkunde existiert, müssen nach 1969 geborene Urkundeninhaber eine sog. late registration of birth bei der Geburtenregistrierungsstelle am Geburtsort beantragen und dann diese Geburtsurkunde vorlegen.
• Passkopien (jeweils erste und letzte Datenseite)
• Bei notwendiger Prüfung des Familienstands: Affidavit über Personenstand des/der Heiratswilligen, abgegeben durch eine Bezugsperson in Indien
• Vollständige indische Heimatadresse/n und Telefonnummer/n des/der Urkundeninhaber (im ländlichen Bereich ist die Angabe des örtlichen Postamts (“VPO”) und der Polizeistation (“PS”) notwendig) – Muster siehe Anlage 2
• Adressen und Telefonnummern von Bezugspersonen in Indien (z.B. Eltern, Ehepartner, sonstige Verwandte) – Muster siehe Anlage 2
  • Bei mehreren Personen bitte Angabe unterschiedlicher Kontaktpersonen für jeden.

B. Überprüfung von Eheurkunden

• Zusätzlich zu allen unter “A.” genannten Dokumenten für beide Ehepartner sind folgende Unterlagen einzureichen:
• Standesamtliche Eheurkunde oder Eheregistrierungsurkunde zu religiöser Eheschließung
• Bei religiösen Eheschließungen zusätzlich: Priester- oder Gurudwara-Bescheinigung oder Nikah nama ODER Kontaktdaten des Priesters, sofern keine Priesterbescheinigung ausgestellt wurde/werden kann
• Aussagekräftige Fotos aus dem Standesamt oder im Falle religiöser Eheschließungen Fotos der Zeremonien, die erkennen lassen, dass die essentiellen religiösen Riten durchgeführt wurden.

C. Überprüfung von Scheidungsurteilen

1. Zusätzlich zu allen in “A.” und “B.” genannten Dokumenten (soweit vorhanden) für beide frühere Ehepartner sind folgende Unterlagen einzureichen:
   • Scheidungsurteil
   • Aktuelle Adresse und wenn möglich Telefonnummern beider geschiedener Ehepartner bzw. von deren Elternhäusern in Indien (2 Kopien) – Muster siehe Anlage 2

Checkliste

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft zum Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.

Anlage 1 - Überprüfungsersuchen

Mein/Unser Zeichen: _______________________________

Hiermit wird um Überprüfung der beigefügten indischen Urkunden im Wege der Amtshilfe gebeten.

Folgendes Verfahren ist bei meiner Behörde anhängig, in dessen Rahmen die Urkundenüberprüfung erforderlich ist:

__________________________________________________________________________________

Ich versichere hiermit, dass der/die Urkundeninhaber zum Datenschutz (DS-GVO) belehrt wurde/n (Inhalt der Belehrung: siehe Datenschutz-Belehrungsmuster in Anlage 3).

Hiermit bestätige ich, dass die Behörde _____________________________________________ die Kosten für die Urkundenüberprüfung bis zur Höhe von ______ EUR übernimmt.

Anlage 2 – Kontaktdaten

Indische Heimatadresse/n und Telefonnummer/n des/der Urkundeninhaber:

Adressen und Telefonnummern von Bezugspersonen in Indien:

Anlage 3 – Datenschutzbelehrung

Information gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Notwendigkeit der Datenübermittlung an Drittländer

Sehr geehrte/r Urkundeninhaber/in,

die von Ihnen vorgelegte Urkunde soll von der deutschen Auslandsvertretung im außerhalb der Europäischen Union gelegenen Ausstellungsland der Urkunde überprüft werden.

Dafür wird Ihre Urkunde an die zuständige deutsche Auslandsvertretung übersandt. Diese beauftragt in der Regel eine dritte Person, z.B. einen vertrauenswürdigen Rechtsanwalt, mit der Überprüfung der die in der Urkunde gemachten Angaben. Hierzu kann es erforderlich sein, dass Ihre Urkunde oder die darin gemachten Angaben an andere Behörden oder befasste natürliche Personen weitergegeben werden.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Datenübermittlungen an Drittländer erfolgen auf Grundlage des Kapitel V (Art. 44 bis 50) der seit dem 25. Mai 2018 in Deutschland geltenden DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist vorliegend Art. 49 Abs. 1 Buchst. d) DS-GVO.
Die Übermittlung ist aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses notwendig. Wichtige Informationen für Sie:

Übermittelnde Stelle: Auswärtiges Amt
Zweck der Übermittlung: Urkundenüberprüfung
Art der Daten: bitte ausfüllen, z.B. Geburtsurkunde
Empfänger der Daten im Drittland: bitte ausfüllen (ausstellende Behörde der Urkunde im Drittland)

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass in diesem Fall der Datenübermittlung an Drittländer das Datenschutzniveau im Drittland nicht durch die EU-Kommission nach Maßgabe des Art. 45 DS-GVO festgestellt wurde und auch keine geeigneten Garantien i.S.v. Art. 46 DS-GVO vorliegen. Es ist daher möglich, dass im Drittland ein Datenschutzniveau existiert, das dem in der DS-GVO nicht gleichwertig ist.

Anschrift des Verantwortlichen: bitte die Behörde eintragen, die die Daten erfasst.

Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen: bitte ergänzen

Es ist zurzeit noch nicht möglich, die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten abzusehen. In der Regel werden die Daten bitte ergänzen Monate [Kriterien für die Festlegung der Dauer, s. durchschnittliche Dauer des Urkundenüberprüfungsverfahrens laut Merkblatt der Auslandsvertretung] gespeichert.

Sie haben als betroffene Person grundsätzlich folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO),
- Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO),
- Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DS-GVO),
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DS-GVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

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