Hintergrund des Verfahrens

Indien ist zwar dem sogenannten Haager Apostille-Übereinkommen vom 05.10.1961 beigetreten, doch hat die Bundesrepublik Deutschland Einspruch gegen den Beitritt Indiens eingelegt, so dass dieses Übereinkommen zwischen Deutschland und Indien nicht anwendbar ist. Zwischen der Bundesrepublik Deutschland und Indien findet auch kein Legalisationsverfahren für öffentliche Urkunden statt. Daher können indische Dokumente nicht durch eine einfache formale Bestätigung für den Rechtsverkehr in Deutschland anerkannt werden. Stattdessen erfolgt im Einzelfall eine Überprüfung der Urkunde im Wege der Amtshilfe durch die jeweils zuständige Auslandsvertretung. Ob eine solche als erforderlich erachtet wird, liegt im Ermessen der Behörde, der die Urkunde vorgelegt wird.

Diese Verfahrensweise wurde eingeführt, um den besonderen Gegebenheiten des indischen Urkundenwesens Rechnung zu tragen und eine verlässliche Bewertung der vorgelegten Urkunden zu ermöglichen. Eine Urkundenüberprüfung dient dazu, die Echtheit und inhaltliche Richtigkeit von indischen öffentlichen Urkunden festzustellen, die bei deutschen Behörden vorgelegt werden. Hierzu zählen insbesondere Personenstandsurkunden, Bildungsnachweise oder sonstige amtliche Bescheinigungen.

Zuständigkeit der Auslandsvertretungen

Die Durchführung von Urkundenüberprüfungen obliegt den deutschen Auslandsvertretungen in Indien. Die örtliche Zuständigkeit richtet sich grundsätzlich nach dem Ausstellungsort der zu überprüfenden Urkunden. Maßgeblich ist somit, in welchem Bundesstaat bzw. durch welche Behörden die Urkunden ausgestellt wurden. Die Adresse der betroffenen Person ist für die Zuständigkeitsbestimmung nicht entscheidend. Sind die Amtsbezirke mehrerer Auslandsvertretungen berührt, können die gesamten Urkunden zur Überprüfung an eine beliebige der betroffenen Auslandsvertretungen zur Überprüfung gegeben werden.

Ablauf des Verfahrens

Eine Urkundenüberprüfung kann ausschließlich durch eine deutsche Behörde veranlasst werden. Privatpersonen können ein solches Verfahren nicht eigenständig beantragen.

Die Behörde (z.B. Standesamt, Ausländerbehörde, Gericht) richtet ein Amtshilfeersuchen an die zuständige Auslandsvertretung.

Nach Eingang des Amtshilfeersuchens werden die Urkunden durch die zuständige Auslandsvertretung überprüft. Hierzu beauftragt die Auslandsvertretung spezialisierte Dienstleister oder Vertrauensanwälte vor Ort. Die Überprüfung umfasst in der Regel sowohl formale als auch inhaltliche Aspekte. Dabei wird insbesondere festgestellt:

• ob die Urkunde ordnungsgemäß registriert und ausgestellt wurde,

• ob die angegebenen Daten mit den Eintragungen in den entsprechenden Registern übereinstimmen,

• ob Anhaltspunkte für Unrichtigkeiten oder Unstimmigkeiten bestehen.

Die Ergebnisse der Überprüfung werden durch die zuständige Auslandsvertretung in einem abschließenden Bericht zusammengefasst und der ersuchenden deutschen Behörde übermittelt. Diese trifft die Entscheidung über die weitere Verwendung der Urkunde im jeweiligen Verfahren.

An den geprüften Urkunden werden – unabhängig vom Ergebnis der Überprüfung – Sticker angebracht, die ein Geschäftszeichen ausweisen, anhand dessen künftig mit der Urkunde befasste Behörden bei der damals ersuchenden Behörde das Ergebnis erfragen können. Hierdurch können unnötige Mehrfachüberprüfungen und damit verbundener Geld- und Zeitaufwand vermieden werden. Die ersuchenden Behörden werden vor diesem Hintergrund gebeten, den Ergebnisbericht sorgfältig aufzubewahren.

Dauer des Verfahrens

Die Bearbeitungsdauer hängt von der Komplexität des jeweiligen Sachverhalts ab und kann je nach Einzelfall variieren. In der Praxis ist mit einer Verfahrensdauer je nach Auslandsvertretung von ca. 2-4 Monaten zu rechnen.

Gebühren

Die Durchführung einer Urkundenüberprüfung ist gebührenpflichtig. Die Höhe der Kosten richtet sich nach den regionalen Gegebenheiten und können dem Merkblatt der jeweiligen Auslandsvertretung entnommen werden (je nach Auslandsvertretung ein Betrag in Höhe von 400-550 EUR). Die Gebühren werden der ersuchenden deutschen Behörde nach Abschluss des Überprüfungsverfahrens in Rechnung gestellt. Es empfiehlt sich daher, dass Behörden vor Übermittlung des Ersuchens eine Sicherheitsleistung von den betroffenen Personen in Höhe der zu erwartenden Gebühren annehmen.

Aktuelle Entwicklungen

Zur weiteren Verfahrensoptimierung wurde das Urkundenüberprüfungsverfahren an der Botschaft New Delhi jüngst modernisiert. Amtshilfeersuchen sind dorthin nun digital zu übermitteln, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Bearbeitung beschleunigt werden sollen. An den anderen Auslandsvertretungen in Indien bleibt es derzeit beim gewohnten Verfahren.

Merkblätter der Auslandsvertretungen

Informationen zum lokalen Verfahren und den einzureichenden Unterlagen können Sie den nachfolgenden Merkblättern der Auslandsvertretungen entnehmen:

Merkblatt der Botschaft New Delhi

Merkblatt des Konsulats Bangalore

Merkblatt des Konsulats Chennai

Merkblatt des Konsulats Kalkutta

Merkblatt des Konsulats Mumbai

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